Як працювати швидко і ефективно?

Багатьом людям не вдається домогтися потрібної працездатності через відсутність дисципліни і організованості. Кілька простих порад допоможуть працювати швидше і ефективніше.

Протягом робочого часу перед людиною ставляться завдання різного ступеня складності, і щоб впоратися з ними «на відмінно» буде корисно прислухатися до наступних порад.

Обмежуйте час виконання роботи

Незважаючи на ступінь важливості і складності завдання важливо кожного разу встановлювати термін його виконання. Якщо цього не зробити, то це може привезти до зайвої розслабленості, а термін виконання робіт затягнеться на невиправдано довгий час.

Згідно закону Паркінсона, який часто використовується в термінології тайм-менеджменту, людина може розтягувати роботу на таку кількість часу, протягом якого він міг би її виконати. Тобто якщо певну роботу можна виконати за дві години, а термін її виконання встановлюється до шести годин, то витрати часу на неї будуть в три рази більшими, ніж могли б бути.

Тому кожен раз, приступаючи до будь-якої роботи, необхідно встановлювати часові рамки.

Скоротіть кінець робочого дня

Якщо час закінчення робочого часу скоротити на кілька годин, то це дозволить оптимізувати свій робочий час, змінити свій спосіб мислення і прискорити виконання поставлених завдань.

Суть методу полягає в тому, що коли людина усвідомлює, що її робочий день триває до самого вечора, то вона може подумки розтягувати виконання робіт, відкладати їх на потім, займатися дрібними завданнями, відкладаючи складні на кінець дня.

За статистикою офісні працівники в першій половині дня практично не видають результатів своєї роботи. Перші години робочого дня витрачаються в основному на наведення порядку на робочому місці, чистку електронної пошти, ознайомлення з отриманими завданнями, займається чаюванням з колегами та ін. Коли ж часу на виконання завдань залишається замало працівник скаржиться на брак часу для їх виконання.

Звідси напрошується висновок не відволікатися від робочого процесу і не витрачати робочий час на непотрібні справи.

Створюйте план робочого дня завчасно

План на день повинен бути складений ще до його початку, тобто заздалегідь. Це допоможе на початку робочого дня не витрачати час на його планування, а відразу приступати до виконання важливих завдань.

Список важливих справ і необхідних завдань краще скласти напередодні, в кінці попереднього робочого дня, коли вже мислення не здатне вирішувати завдання підвищеної складності, але планувати наступний день здатне. План на наступний день повинен бути визначений виходячи з його тимчасових рамок, складністю завдань і зайнятістю працівника.

Поміняйте свій режим сну

Запорукою дисциплінованості і організованості є режим сну. Людина повинна висипатися для того, щоб у неї були сили справлятися зі своїми посадовими обов'язками. Щоб бути бадьоріше і раніше приступати до роботи, потрібно перебудувати свій режим сну, прокидаючись раніше. Це допоможе раніше впоратися з обов'язковими завданнями, такими як сніданок, дорога на роботу і т.д., і приступити до роботи вже в бадьорому і свіжому стані. Але при цьому важливо розуміти, що чим раніше Ви будете прокидатися, тим раніше Вам потрібно лягати спати. Тому необхідно спланувати свій режим сну з виділенням для сну не менше 6-8 годин на добу.

Робіть перерви в роботі

Людському мозку потрібно розрядка після тривалої роботи. Тому щоб підвищити продуктивність праці важливо робити невеликі перерви протягом робочого дня з інтервалом один раз на годину.

Більш легкі завдання можна згрупувати в один інтервал часу, після яких можна зробити загальний перерву.

Навчіться входити в стан потоку

Кожній людині хоча б раз припадала виконувати таку роботу, яка його повністю поглинала, виконуючи яку він втрачав лік часу і не помічав нічого навколо. Такий стан з теорії психолога М.Чіксентміхайіі називається «станом потоку». В такому стані людина на 100% концентрується на завданні, виконуючи її з максимальною продуктивністю.

Досягти стану потоку можна завдяки наступним радам:

  • виключити відволікаючі фактори. Чи не відволікайтеся ні на що. Якщо необхідно одягніть навушники і поїжте перед початком робіт.
  • піти від багатозадачності. У режимі з наявністю великої кількості завдань вкрай складно досягти стану потоку. Якщо робити кілька робіт одночасно людина не здатна сконцентрувати свою увагу на певній роботі, від чого страждає якість виконаних робіт.
  • дати час. Щоб сконцентруватися на роботі, вникнути в її суть і увійти в стан потоку необхідно час. Щоб швидше увійти в стан потоку необхідно створити для цього комфортні умови, забезпечивши тишу і виключивши спілкування з ким-небудь.

Якщо навчитися раціонально використовувати свій робочий час, то це дозволить швидше і якісніше виконувати завдання. Як результат важкі завдання можуть бути виконані вже за кілька годин до кінця робочого дня, а залишок часу може бути витрачений на більш легкі і приємні завдання. Такий підхід позначиться і на загальному образі життя, і допоможе раціонально використовувати свій вільний час і правильно розпоряджатися ним поза роботою.