Как работать быстро и эффективно?

Многим людям не удается добиться нужной трудоспособности из-за отсутствия дисциплины и организованности. Несколько простых советов помогут работать быстрее и эффективнее.

В течение рабочего времени перед человеком ставятся задачи разной степени сложности, и чтобы справиться с ними «на отлично» будет полезно прислушаться к следующим советам.

Ограничивайте время выполнения работы

Несмотря на степень важности и сложности задачи важно каждый раз устанавливать срок ее выполнения. Если этого не сделать, то это может привезти к излишней расслабленности, а срок выполнения работ затянется на неоправданно долгое время.

Согласно закона Паркинсона, который часто используется в терминологии тайм-менеджмента, человек может растягивать работу на такое количество времени, за которое он мог бы ее выполнить. Т.е. если определенную работу можно выполнить за два часа, а срок ее выполнения устанавливается до шести часов, то затраты времени на нее будут в три раза большими, чем могли бы быть.

Поэтому каждый раз, приступая к какой-либо работе, необходимо устанавливать временные рамки.

Сократите конец рабочего дня

Если время окончания рабочего времени сократить на несколько часов, то это позволит оптимизировать свое рабочее время, изменить свой образ мышления и ускорить выполнение поставленных задач.

Суть метода состоит в том, что когда человек осознает, что его рабочий день длиться до самого вечера, то он может мысленно растягивать выполнение работ, откладывать их на потом, заниматься мелкими заданиями, откладывая сложные на конец дня.

По статистике офисные работники в первой половине дня практически не выдают результатов своей работы. Первые часы рабочего дня тратятся в основном на наведение порядка на рабочем месте, чистку электронной почты, ознакомление с полученными заданиями, занимается чаепитием с коллегами и пр. Когда же времени на выполнение задач остается немного работник жалуется на нехватку времени для их выполнения.

Отсюда напрашивается вывод не отвлекаться от рабочего процесса и не тратить рабочее время на ненужные дела.

Создавайте план рабочего дня заблаговременно

План на день должен быть составлен еще до его начала, т.е. заранее. Это поможет в начале рабочего дня не тратить время на его планирование, а сразу преступать к выполнению важных задач.

Список важных дел и необходимых задач лучше составить накануне, в конце предыдущего рабочего дня, когда уже мышление не способно решать задачи повышенной сложности, но планировать следующий день способно. План на следующий день должен быть соизмерен его временными рамками, сложностью задач и занятостью работника.

Поменяйте свой режим сна

Залогом дисциплинированности и организованности является режим сна. Человек должен высыпаться для того, чтобы у него были силы справляться со своими должностными обязательствами. Чтобы быть бодрее и раньше приступать к работе, нужно перестроить свой режим сна, просыпаясь раньше. Это поможет раньше справиться с обязательными задачами, такими как завтрак, дорога на работу и т.д., и приступить к работе уже в бодром и свежем состоянии. Но при этом важно понимать, что чем раньше Вы будете просыпаться, тем раньше Вам нужно ложиться спать. Поэтому необходимо спланировать свой режим сна с выделением для сна не менее 6-8 часов в сутки.

Делайте перерывы в работе

Человеческому мозгу требуется разрядка после длительной работы. Поэтому чтобы повысить продуктивность труда важно делать небольшие перерывы в течение рабочего дня с интервалом один раз в час.

Более легкие задачи можно сгруппировать в один интервал времени, после которых можно сделать общий перерыв.

Научитесь входить в состояние потока

Каждому человеку хотя бы раз приходилась выполнять такую работу, которая его полностью поглощала,  выполняя которую он терял счет времени и не замечал ничего вокруг. Такое состояние по теории психолога М.Чиксентмихайии называется «состоянием потока». В таком состоянии человек на 100% концентрируется на задаче, выполняя ее с максимальной продуктивностью.

Достичь состояния потока можно благодаря следующим советам:

  • исключить отвлекающие факторы. Не отвлекайтесь ни на что. Если необходимо оденьте наушники и поешьте перед началом работ.
  • уйти от многозадачности. В режиме с наличием большого количества задач крайне сложно достигнуть состояния потока. Если делать несколько работ одновременно человек не способен сконцентрировать свое внимание на определенной работе, от чего страдает качество выполненных работ.
  • дать время. Чтобы сконцентрироваться на работе, вникнуть в ее суть и войти в состояние потока необходимо время. Чтобы быстрее войти в состояние потока необходимо создать для этого комфортные условия, обеспечив тишину и исключив общение с кем-либо.

Если научиться рационально использовать свое рабочее время, то это позволит быстрее и качественнее выполнять задачи. Как результат трудные задания могут быть выполнены уже за несколько часов до конца рабочего дня, а остаток времени может быть потрачен на более легкие и приятные задачи. Такой подход скажется и на общем образе жизни, и поможет рационально использовать свое свободное время и правильно распоряжаться им вне работы.